Des outils employés par les états major

Dans un monde désormais VICA (Volatile, Incertain, Complexe, Ambigu) il est important de :

– savoir identifier les différents types de décisions et leurs enjeux

– comprendre ensuite le processus de prise de décision et savoir l’adapter au contexte

– savoir enfin accompagner une décision et analyser ses conséquences

Car rappelons qu’une décision n’est effective qu’au moment où elle est mise en action.

On parle alors d’outils et de processus d’aide à la décision en entreprise car la prise de décision n’y est pas toujours facile. L’outillage consiste à recueillir et à organiser des informations en vue de déterminer les alternatives qui se présentent. Ensuite, il s’agit de choisir la meilleure option pour l’entreprise. Pour arriver à ce stade, plusieurs outils sont mis à disposition des décideurs parmi lesquels :

• L’arbre de décision dont la forme sert à choisir la meilleure solution parmi plusieurs alternatives directement visibles sur le graphique en vue d’exposer tous les résultats possibles.
• La matrice de décision utilisée pour faciliter l’appréciation des facteurs clés à la prise de décision.
• La loi de Pareto, aussi connue sous le nom de loi des 80/20, est utilisée dans de nombreux domaines pour faciliter la prise de décision en entreprise et permet surtout d’identifier les options présentant le plus d’impact.
• La matrice d’Eisenhower consistant à classer les tâches dans une matrice constituée de deux volets : important et urgent. Facile à mettre en place, elle est très utile dans la délégation des tâches.

D’autres grands noms de l’état-major américain ont également partagé leur stratégie décisionnelle. C’est la cas de Colin Powell qui au sortir de la première guerre du Golfe, alors chef des forces alliées, avait partagé son expérience de leadership à travers 18 leçons formulées simplement mais qui reflétaient toute la complexité de la prise de décisions en général et de la posture de leader en particulier.

Parmi ces 18 leçons, deux sont particulièrement instructives dans le contexte de l’entreprise :

• Apprendre la règle la règle des 40/70 :

« Pour prendre une décision, vous n’avez pas besoin de 100% de l’information nécessaire. A partir du moment où vous en possédez déjà 70%, toute information supplémentaire aura une utilité marginale ».

En revanche, la probabilité de prendre une bonne décision est très faible lorsque vous disposez de moins de 40% de l’information nécessaire. Autrement dit, attendez d’avoir au moins 40% de l’information nécessaire avant de prendre des décisions, en particulier de long terme.

• Donner la parole aux premières lignes :

En situation de crise, la tentation de l’état-major, ou pour parler en langage d’entreprise, du siège, est de prendre le contrôle et d’édicter des mesures d’urgence, en taille unique. Sans préjuger de la bonne intention qui préside à cet activisme, il y a plusieurs mécanismes à l’œuvre : montrer l’utilité du siège, apparaître comme responsable et décisif, afficher son courage et sa tête quand tous les autres les perdront, envoyer le signal qu’il y a un pilote dans l’avion qui a une compréhension plus globale du sujet.

La règle évoquée par Colin Powell est totalement inverse : « Dans le feu de l’action, le commandant sur le terrain a toujours raison et l’échelon arrière a toujours tort, jusqu’à preuve du contraire ».

La réalité est bien sûr plus complexe et nuancée selon le contexte mais la capacité, en période de crise, à déléguer le leadership, ou à respecter sa distribution naturelle, à écouter et à soutenir ceux qui sont au plus près de l’action n’est pas intuitive. Retranscrit dans l’entreprise, ce principe est celui de la « subsidiarité » ; pour le dire autrement : « c’est celui qui fait, qui sait »

Le rôle capital des statistiques

Outre l’utilisation des outils précités, l’exploitation de données statistiques est une autre méthode, dite quantitative, pour aider à la prise de décision. Les statistiques représentent des données utiles à la construction d’une information pertinente sur laquelle est basée une décision.

Même les sportifs de très-haut niveau ont désormais recours à l’aide à la décision.

Lorsque Roger Fédérer est au service, il gagne 95% des points quand il fait un énorme extérieur très précis. Dès qu’il est à peine un peu moins précis de 15 à 20 centimètres, il gagne 22% de points en moins. On voit donc à quel degré la précision au service est importante. Et ses données statistiques se monnayent entre 100 et 150 000 livres sterling par année parmi les joueurs du top 10, rien que pour avoir de la data.

On voit donc que les statistiques peuvent aider à organiser le processus de prise de décision.

Dans une entreprise, la prise de décision est très importante dans la mesure où sa performance en dépend. Pour prendre la décision la plus adaptée, il faut procéder par étapes. En général, il existe quatre phases à suivre :

• La phase de détermination de la situation réelle et souhaitée : cette étape consiste en la prise de conscience de la situation. Face à un risque, une solution doit être trouvée pour résoudre le problème. En revanche, une grande réflexion est nécessaire s’il s’agit plutôt d’une opportunité.
• La phase d’instruction : cette étape concerne l’étude et l’analyse de cas. Il s’agit d’étudier des cas antérieurs et des solutions efficaces lors d’une situation similaire. Dans cette partie, les décideurs collectent également l’avis des collaborateurs et des experts pour faciliter la prise de décision.
• La phase de sélection : dans cette partie, la première chose à faire est de réunir toutes les alternatives. Ensuite, il s’agit de déterminer les contraintes et les avantages de chaque solution.
• La phase de mise en œuvre : logiquement, le processus se termine par le passage à l’action. Il s’agit de désigner les acteurs responsables et de lancer le dispositif adopté

« Si j’ai une heure pour résoudre un problème dont ma vie dépend, je vais passer les 55 premières minutes à chercher la meilleure question à me poser. Et quand j’aurais trouvé cette question, il me suffira de 5 minutes seulement pour trouver la bonne réponse. »